Qual é uma taxa de faltas aceitável?

Depende da especialidade e do público, mas muitos consultórios convivem com 10% a 30% de faltas. O mais importante é medir todo mês e acompanhar se as ações para reduzir o número estão funcionando.

Remarcação conta como falta?

Não. Falta é o paciente que não compareceu e não avisou a tempo de o horário ser reaproveitado. Remarcações com antecedência devem ficar fora da conta.

Qual a diferença entre taxa de faltas e taxa de ocupação?

A taxa de faltas mede quantos agendamentos não aconteceram. A taxa de ocupação mede quanto da sua agenda disponível foi preenchida. Uma agenda pode estar cheia e ainda assim perder muito dinheiro com faltas.

Como reduzir as faltas dos pacientes?

Confirmação ativa um ou dois dias antes, lembrete no dia, política clara de cancelamento e lista de espera para encaixes são as medidas que mais costumam funcionar.

Calculadora de faltas e ocupação da agenda

Informe os números da sua agenda no mês para descobrir a taxa de faltas, a ocupação e quanto dinheiro está ficando pelo caminho.

Quanto as faltas custam para o seu consultório

Cada paciente que não aparece é um horário que não pode mais ser vendido. O aluguel, o sistema e o seu tempo continuam sendo pagos, mas a receita daquela consulta some. Como as faltas acontecem aos poucos, uma ou duas por dia, o impacto costuma passar despercebido até alguém fazer a conta do mês inteiro.

As fórmulas usadas

Taxa de faltas = faltas ÷ consultas agendadas × 100.
Taxa de ocupação = horários ocupados ÷ horários disponíveis × 100.
Receita perdida por mês = faltas × ticket médio.
Projeção anual = receita perdida por mês × 12.

Exemplo

Uma nutricionista com 100 consultas agendadas no mês, 15 faltas e ticket médio de R$ 200 tem taxa de faltas de 15% e perde R$ 3.000 por mês — R$ 36.000 em um ano. Se ela tem 160 horários disponíveis e 120 ocupados, a ocupação é de 75%.

Como ler os resultados

Ocupação baixa e poucas faltas indica que o problema é captação: faltam pacientes novos ou retornos agendados. Ocupação alta e muitas faltas indica que a demanda existe, mas a agenda não está protegida: cada falta poderia ter sido um encaixe da lista de espera. Nos dois casos, olhar os números por profissional, dia da semana e horário ajuda a encontrar onde agir primeiro.

O ticket médio é a receita média por consulta realizada. Se você trabalha com pacotes ou convênios, divida o faturamento do mês pelo número de consultas atendidas para chegar a um valor mais fiel.

O que costuma reduzir as faltas

Confirmação ativa um ou dois dias antes da consulta, lembrete no próprio dia e facilidade para remarcar sem precisar ligar são as práticas com maior efeito. Uma política de cancelamento clara, combinada no primeiro atendimento, e uma lista de espera para ocupar horários liberados de última hora completam o pacote. Reduzir as faltas de 15% para 8% no exemplo acima devolveria cerca de R$ 16.800 por ano ao caixa.